外贸业务员应该怎么样正确的催客户付款，怎么样询问客户订单的进展情况？
在外贸业务当中，很多外贸销售人员将“跟进客户”视为一个“催促客户”的过程，很多人有疑问，有什么方法可以更好地跟进外贸客户订单的进展，有英文外贸跟单话术可以学习吗。
但事实上，正确的跟进客户是基于双向对话的互动。也就是说，外贸销售需要提供对客户有价值的信息，让客户感受到你的沟通不是为了催促他们做某件事，催客户付款，而是为了给他们带来便利、解决问题和推动业务顺利进行。这和普通的跟进客户有本质的区别。
针对这些外贸业务问题，我们最近让北美上司公司啤酒品牌商采购经理Jose做了回答。作为一名有丰富经验的国外买手，他了解中国销售在外贸中面临的难题之一就是如何有效跟进客户，尤其是询问客户订单进展、催促付款的时候。催款和跟进是外贸业务中不可或缺的部分，但掌握合适的沟通策略和用词才能让你事半功倍。本文将从国外买手的角度为你提供具体建议，帮助你学会如何用正确的英文话术有效跟进客户。
大纲：
如何有效跟进客户订单
跟进客户的过程通常需要耐心和策略，了解客户的采购决策过程非常重要。作为国外买手，我们会收到来自不同供应商的报价，因此你在跟进时需要站在买方的角度来考虑如何让信息更具吸引力。
在外贸业务中，双向对话是建立信任和长期合作关系的关键。简单地催促客户、要求回复，往往很难得到他们的积极回应。要想有效地跟进客户，问外贸客户订单的进展，你需要让每一次沟通都有价值，帮助客户解决问题，或者给他们提供有用的信息。这样，客户会感受到你是他们的合作伙伴，而非仅仅是销售方，从而更愿意与你保持沟通。
- 初次询问订单进展的英文话术
在初次询问客户是否有进一步下单意向时，避免直接催促下单，应该温和且礼貌地询问订单进展。下面是一些常用的英文话术：
“Hi [客户名], I hope you are doing well! Just wanted to check in and see if you had any thoughts on the proposal I shared last week. Please let me know if you have any questions or need further information. Thanks!”
解读：这种问询方式显得自然且礼貌，不会给客户太大压力，同时表明了你对订单的关心。
- 询问客户是否要下单的英文技巧
如果你想更直接地询问客户是否有下单的打算，可以采用以下问询方式：
“Hi [客户名], I wanted to follow up and see if there are any updates on your side regarding placing the order. Is there anything else you need to make a decision?”
解读：这个问话较直接，但仍然带有礼貌的语气，强调了对客户决定的支持，并主动提供帮助。
- 给客户带来价值的沟通策略
1）提供业务进展更新和附加信息
在跟进客户订单的过程中，简单地通知进展并不够，你需要把更多对客户有用的信息带入对话。例如，如果外贸订单已经进入生产阶段，你可以向客户汇报生产进度，但同时也可以分享与他们业务相关的见解，如新趋势、物流的最佳实践，或者是你所了解到的市场信息。这样，客户会觉得你的跟进不仅是告知，而是关心他们的生意。
跟进客户订单邮件示例：
邮件标题: Your Order [Order Number] – Production Update and Market Insights
Dear [Client’s Name],
I hope this email finds you well. I’m pleased to share that your order [Order Number] is progressing well and currently in the [specific stage, e.g., ‘packaging phase’]. The estimated completion is still on track for [date].
Additionally, I’ve come across some market insights regarding [topic relevant to their industry, e.g., “upcoming packaging trends in Europe”] that I thought might be of interest to you.
If you would like to discuss more or have any questions, please feel free to let me know.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
2）引导客户提供反馈和意见
有效的沟通不仅仅是你对客户的单方面输出，也需要鼓励客户给出反馈和意见。在你发送的每一封邮件或进行的每一次对话中，可以询问客户的想法，或者邀请他们分享他们的需求和期望。
外贸跟单话术：
“We’ve started working on the final phase of your order, and I’d love to know if there are any additional details or preferences you would like us to consider. Your input is invaluable for ensuring the order meets all your expectations.”
3）提供解决问题的建议
在跟进客户的过程中，如果了解到客户有任何难题或挑战，可以主动提出解决方案。这样的举动会让客户感受到你的关心和专业性，而不是仅仅追着他们的订单和付款。
外贸跟单话术：
“I understand that your current priority might be [specific issue, e.g., ‘managing inventory levels during the peak season’]. We have helped other clients in similar situations by [offering solutions, e.g., ‘arranging split shipments to optimize inventory flow’]. Would this be something that might benefit your current operations?”
如何在客户决策期跟进客户
在客户还未做出最终决定时，作为销售需要持续保持联系但又不能过于频繁打扰。这个时候应巧妙地询问客户需要什么帮助或信息来加速他们的决策过程。
- 外贸跟进客户话术：保持联系但不施压
以下是一些可以用来跟进客户但不让对方觉得被催促的句子：
“Hi [客户名], I hope everything is going smoothly on your side. I just wanted to touch base and see if there’s anything further we can do to support your decision-making process.”
解读：这个问话是保持联系的好方式，同时让客户知道你愿意提供任何需要的信息支持。
- 在价格和产品细节方面跟进
有时候，客户可能对报价或产品细节有疑问。在这个情况下，你可以主动提问：
“Hi [客户名], I wanted to check if you need any clarification on the quote or product details we discussed. I’m here to answer any questions you may have.”
解读：这种问话显得你很专业，并且让客户知道你随时可以为他们提供信息，来帮助他们做决定。
外贸催款邮件的写作技巧
- 跟进客户要找对正确的沟通对象
在跟进客户付款时，外贸销售需要明白，买家（buyer）或者采购经理通常不负责财务方面的事务。许多外贸销售在催促付款时，错误地把重点放在对接买家或采购经理上，而忽略了可能的更佳沟通对象——财务人员。买家主要负责采购决策，而财务人员才是付款流程的真正执行者。
在客户已经下单但还未付款时，催款邮件的措辞尤为重要。作为国外买手，我们希望看到的是明确而专业的沟通，而不是让我们感到被“逼迫”。以下是一些催款的有效英文话术：
1）和买家沟通
当你与买家沟通时，应更多地讨论业务和订单进展，而不是付款相关的事情。可以通过礼貌的方式请求买家帮忙引荐财务部门负责付款的同事。
跟进客户付款邮件示例：
邮件标题: Payment Process for Order [Order Number] – Assistance Needed
Dear [Client’s Name],
I hope you’re well. As we prepare for the final steps of order [Order Number], we would like to coordinate the payment process to ensure everything goes smoothly. If possible, could you kindly introduce me to your colleague in charge of finance or payments? This will allow us to address any questions directly and facilitate a seamless process.
I appreciate your support in this matter.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
2）直接与财务人员沟通付款事宜
一旦买家引荐你与负责财务的同事联系，你就可以在后续沟通中直接与财务人员商讨付款事宜。例如：
提醒客户付款英文邮件示例：
邮件标题: Payment for Order [Order Number] – Next Steps
Dear [Finance Person’s Name],
I hope this message finds you well. My name is [Your Name], and I’ve been working with [Client’s Name] on the order [Order Number]. I was hoping to coordinate the payment for this order, which is due on [due date]. Please let me know if you need any documents or information from our side to facilitate the payment.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
通过直接联系负责付款的人员，你不仅能够加快付款进程，还能够避免因为信息传递不及时而产生的误会或延迟。
- 询问客户付款状态的温和话术英文
“Dear [客户名], I hope you are well. Just wanted to send a friendly reminder regarding the payment for order [订单号]. Please let me know if there’s anything we can assist with to facilitate the payment process.”
解读：这个话术中既有对客户的问候，也直接提到了订单号和付款，但没有给客户太大的压力。
- 当客户长时间未付款时的催款话术
如果客户长时间未付款，你需要更加明确，但仍需保持礼貌：
“Hi [客户名], I wanted to kindly follow up regarding the payment for order [订单号], which was due on [日期]. If there are any issues or concerns, please let me know, and we will do our best to assist you.”
解读：这句话强调了付款的时间节点，并提供了帮助的意愿，以显示你对客户情况的理解和支持。
你可以通过以下方式与财务部门沟通：
外贸催单邮件示例：
邮件标题: Follow-Up on Payment for Order [Order Number]
Dear [Finance Person’s Name],
I wanted to follow up on the payment for order [Order Number]. I understand that there might be internal processes or issues that could cause delays, and I’m here to assist in any way possible. Please let me know if there are any concerns or if you require any further details from our side to move the payment forward.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
如何确保催款有效：了解客户的采购周期
催款时，了解客户的采购周期和流程对你的催款策略至关重要。国外买手通常有一套严格的采购和付款流程，有时需要多个部门的审批。
理解客户付款延迟背后的原因
你可以询问客户付款延迟的原因，以便更好地了解情况：
“Hi [客户名], I noticed the payment for order [订单号] is still outstanding. Are there any internal processes or issues on your side that we should be aware of?”
解读：这个问话旨在了解客户的付款流程问题，同时表现出你的耐心和理解。
提供解决方案以加速付款
有时候，客户可能需要一些激励来加速付款。例如：
“Hi [客户名], I understand that payments can sometimes get delayed due to internal processes. To support you, we can offer [某种激励，比如提前付款折扣] if the payment can be made by [日期].”
解读：通过提供激励来鼓励客户尽早付款，同时也显示出你对客户需求的理解。
询问客户是否要下单英文技巧：如何用礼貌拉近距离
在外贸销售中，如何以礼貌而专业的方式询问客户是否要下单是关键。初次询问时，可以用简短问候开头，之后询问他们对报价或样品的看法。这样的问话能够让客户觉得你关心他们的需求而不是一味催单。话术示例：
“Hi [客户名], I hope all is well. I wanted to check in to see if you had any thoughts on our proposal. Is there anything further you need to make a decision?”
用这样的语气，不仅不会让客户觉得被催促，还能了解他们目前的决定进展。记住，你的目的是保持与客户的沟通畅通，逐渐让他们感受到你所提供产品的优势。
跟进客户话术：如何在采购决策期不失礼貌地跟进
跟进客户订单的关键在于平衡礼貌与效率。了解客户在决策期内可能面临的考虑因素，例如预算、需求变化或内部审批。为了在不冒犯客户的前提下跟进，可以运用类似以下的问话：
“Hi [客户名], just checking in to see if there’s any new development on your side or if there’s anything else we can assist with as you consider placing an order.”
通过这样的表达，你既保持了礼貌，又在传达你愿意提供支持的信息。跟进时还可以适当地提供一些新的产品信息或案例，进一步吸引客户的注意力。
如何催客户付款英文：明确且礼貌地提出请求
催款时最重要的是直截了当但不失礼貌。记住，国外买手可能会因为内部流程延迟付款，因此在催款时要考虑到客户可能的困难。你可以这样表达：
“Dear [客户名], I hope all is well. Just a gentle reminder regarding the outstanding payment for order [订单号]. Please let me know if there are any issues that we can help address to ensure the payment is processed smoothly.”
这种催款方式既明确地提到了付款，也表现出了你对客户的支持。在与国外买手沟通时，这种温和而直接的沟通方式往往能够带来更好的结果。
外贸催单邮件的有效写作技巧：如何写出高回复率的邮件
撰写催单邮件英文时，关键在于内容简洁、重点突出，同时让客户清楚你关心的不只是订单，还有他们的业务需求。可以考虑以下邮件结构：
- 问候与客户关心：让客户感受到你对他们的业务发展感兴趣。
“Hi [客户名], I hope business is going well on your side.” - 提到订单或报价：引导到订单相关内容。
“I wanted to check in on our recent proposal for [产品/订单] and see if there’s any further information you need from our end.” - 提供帮助和支持：表达你愿意帮助客户的意愿。
“Please let me know if there’s anything we can assist you with to facilitate the decision.”
这种结构的邮件既礼貌又突出重点，容易引起客户的回复和重视。
外贸销售跟进中的心理战：用开放式问题引导客户
在跟进客户订单时，用开放式问题而不是简单的”yes”或”no”问题能更好地了解客户的想法。例如：
“What additional information would you find helpful as you consider placing an order?”
这种问题能引导客户告诉你他们的需求和顾虑，从而更好地调整你的销售策略。通过这样的方式，你能够让客户主动分享更多信息，同时也更好地为下单铺路。
通过理解客户决策流程优化催款和跟进
国外买手在做采购决策时，往往需要多方考虑，包括预算、库存需求、市场情况等。了解这些流程可以帮助你在跟进和催款时找到最佳切入点。例如，你可以问：
“I understand there might be multiple factors in your decision-making process. Could you share what’s most important for you at this stage?”
这样的问询能让你清晰了解客户的决策优先级，以更好地提供他们所需的信息和支持。
掌握外贸催单的时机：何时发邮件，何时打电话
外贸催单时，选择合适的沟通渠道非常关键。邮件通常适合非紧急的跟进或催款，而电话则适合更紧急或需要当面解决的问题。适时运用两者可以更好地保持与客户的沟通。催单邮件中的话术可以是：
“Hi [客户名], just wanted to follow up on the quotation I shared. I would love to discuss any questions or thoughts you may have. Would a quick call work for you?”
这样可以自然地将邮件转变为电话沟通，从而更好地推进订单。
外贸销售的关系维护：催款与跟进不是目的，合作才是目标
在跟进客户订单和催款时，不要只关注眼前的交易，而应着眼于与客户建立长期的合作关系。你可以用以下方式提出长期合作：
“I appreciate the opportunity to work with you on this order, and I’m confident that our partnership can continue to grow. Are there any upcoming projects or future needs that we can assist you with?”
这种方式能让客户感觉到你关心的不只是眼前的订单，更是双方的长期合作，增强他们与你合作的信心。
用Snov.io邮件自动化营销高效跟进客户
在外贸销售中，跟进客户不仅需要手段灵活，还需要效率高，确保每一次触达都能推动订单的进展。Snov.io作为一款强大的邮件营销平台，可以帮助你实现自动化、高效的客户跟进。以下是如何使用Snov.io来提高跟进效果的三个方法：
利用邮件自动化工作流程节省时间
Snovio的邮件自动化功能可以帮助你创建一系列自动跟进邮件，涵盖不同的触达场景，如首次联系、报价确认、生产进度更新和付款提醒等。你可以根据客户行为设置触发条件，如客户未回复邮件、打开邮件但未点击链接等，自动发送后续的跟进邮件。这样，你无需手动一个个跟进，提高了效率，同时确保客户在关键节点收到及时的信息。
自动化工作流程示例：
- Day 1: 发出第一封跟进邮件，介绍订单进展。
- Day 4: 如果客户未回复，发送生产进度更新，附上相关照片。
- Day 7: 如果客户仍未回复，发送提醒邮件，询问客户是否有其他需求或问题。
通过这样的自动化工作流程，你可以在不打扰客户的前提下保持与他们的持续联系，确保跟进的连贯性。
个性化邮件内容，提高客户回复率
虽然Snovio提供了强大的自动化功能，但仍需要保证每一封跟进邮件都具有个性化特征。Snovio支持在邮件中插入客户的姓名、公司名称、订单号等变量，这样每封邮件看起来都是为该客户量身定制的。此外，你可以根据客户的订单情况、需求和沟通历史调整邮件内容，让客户感受到你的诚意和专业度。
个性化邮件模板示例：
Dear [Client’s Name],
I hope this message finds you well. I wanted to check in regarding your recent order [Order Number]. We’re currently finalizing [specific stage] and wanted to ensure everything is in line with your expectations. If you have any questions or updates, please let me know.
Best regards,
[Your Name]
个性化的邮件内容不仅提升了客户的阅读体验，也能增加客户回复你的可能性。
跟踪邮件互动数据，优化跟进策略
Snovio的邮件营销平台提供了详尽的数据分析功能，如邮件的打开率、点击率、回复率等。你可以通过这些数据来了解客户的互动情况，判断哪些邮件内容更受客户关注，或者发现客户的最佳回复时间。根据这些数据，你可以进一步优化跟进策略，例如调整邮件发送的时间、修改邮件内容，或者改变跟进的频率，从而提高客户回复率和订单转化率。
数据优化策略示例：
- 如果发现邮件打开率高但回复率低，可以尝试简化邮件内容，突出主要信息。
- 如果发现某个时间段的邮件打开率更高，可以集中在该时间段进行邮件发送。
- 如果发现客户多次点击某个链接，可以考虑发送更详细的产品信息或报价。
利用Snovio的数据分析，你可以不断优化跟进流程，使客户触达更加精准，提高外贸销售的整体效率。
通过Snovio的自动化营销，你不仅可以节省时间、提高沟通效率，还能够精准分析客户行为，帮助你更有效地进行客户跟进，促进订单的顺利成交。
如何确保客户回复你的跟进
让客户回复你的关键在于提供对方感兴趣的、有价值的信息，而非简单催促。以下是一些提高客户回复率的策略：
- 确保你的对话简洁明了，避免冗长
邮件或对话的内容应尽量简洁明了，开门见山。过于冗长的信息会让客户失去阅读兴趣，降低回复的可能性。 - 让客户看到利益
在邮件或沟通中，让客户看到与你互动的好处。例如，你可以提及及时沟通订单有助于更好地满足他们的需求，或者强调付款及时可以确保快速交付。 - 善于提问，促成互动
在沟通中提出开放性问题，鼓励客户回复。例如：“我看到您的市场最近有一些变化，不知道这对您的采购有何影响？希望听到您的想法。” - 避免频繁催促
催促邮件或电话过于频繁可能会让客户产生反感。合理掌握跟进的频率，根据订单进展和付款时间节点发送提醒。
总结：外贸销售催款的策略和技巧
在外贸中催款并非一蹴而就，而是一个需要策略、沟通技巧和耐心的过程。业务沟通当中，正确的跟进客户不仅仅是催促客户做出行动，而是建立在双向对话基础上的高效沟通。客户在面对付款时，可能因为流程、预算或市场变化产生延迟，因此你的沟通方式必须灵活、专业且能体现对客户情况的理解。通过巧妙地运用询问客户是否要下单的英文、跟进客户话术，以及如何催客户付款英文，你能够在不施加过大压力的情况下推进订单进展。
你需要的不是英文外贸跟单话术，而是一定要有利他思维，想要让客户及时回复你的业务给你跟进，你必须给客户理由回复你。这样，你能够更加有效地促进客户回复，实现外贸订单顺利进行。通过这些策略，不仅能更好地处理催款，还能增强客户对你的信任，促进长期合作。善于利用每一个沟通机会，你的跟进将不仅是催款，更是建立稳固合作关系的过程。
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