顶尖的外贸业务都具备扎实的商务沟通技巧。
一方面，顶尖的外贸业务可以游刃有余地向潜在客户展示公司战略、客户服务和品牌形象来赢得客户信任，从而获取订单。
另一方面，顶尖的外贸业务知道如何在工作场所传达信息，因为他们知道优秀的沟通是确保团队内部和团队之间有效合作和协作的必要条件。
强大的商务沟通技巧不仅可以带来更高效的环境，这也可以帮助您：
- 通过实现既定目标加速业务成功
- 建立专业关系
- 提高客户满意度
- 改善您的团队合作
- 提高团队绩效
- 避免纠纷和误解
- 提供和接收准确的反馈
- 鼓励创新思维
但是，外贸市场上有数百种的商务沟通技巧，我们该如何从哪个方面开始学习? 今天我们就来介绍下顶尖外贸业务必备的3大商务沟通技巧。
让我们开始吧！
1.识别非语言暗示
尽管近年来越来越多的批评认为 93/7 规则（93% 的交流通过肢体语言/语气进行，7% 通过使用文字）是一个很大的误解，但你不能否认非语言元素是不可或缺的人类互动的一部分。
你的非语言行为方式会影响他人对你的理解和看法。
非语言交流是一种无语言交流的形式，包括肢体语言、面部表情、手部动作、手势、眼神交流、外表、语调和肌肉紧张等。
它让我们能够表达我们真实的情感和感受，如失望、解脱、幸福、满足等等，远远超过我们用语言所能表达的。
理解和使用非语言信号可以拉近与他人的距离，使您能够表达自己、处理具有挑战性的情况并改善工作中的人际关系。
那么有哪些方法可以提高你的非语言沟通技巧？以下是您可以实施的一些建议，以提高您在工作场所的非语言沟通技巧。
#1 发现并解读非语言线索
阅读肢体语言是一项需要很长时间才能掌握的才能。但是，虽然每个人都以自己独特的方式使用非语言交流，但有一些通用指标可以看出一个人的情绪、意图、动机等。
让我们看一些在与客户和同事交流时要注意的非语言信号示例：
- 面部表情。如果他们皱着眉头、眉头紧锁或嘴唇紧绷，请确保他们没有困惑、不安或经历其他负面情绪。
- 姿势。当他们的肩膀向后，脊椎挺直时，他们就会投入，积极倾听，并对你分享的信息持开放态度。如果他们的肩膀下垂或脊椎弯曲的姿势很糟糕，他们可能会感到紧张、焦虑或生气。
- 手臂的运用。当他们的手臂垂在身边或放在桌子上时，表明他们有信心并准备与您进行讨论。但是，如果他们的手臂交叉或闭合，他们可能处于困扰的状态中。
- 腿的使用。如果他们的脚平放在地上，这意味着他们已经准备好并愿意倾听你的想法。如果他们的双腿交叉，他们可能会感到不舒服或不安。
#2 留意非语言与语言的矛盾
一旦你学会了如何发现非语言线索，你就会更容易发现一个人的语言是否与他们的非语言行为不符。例如，有人可能会在皱着眉头低着头说他们很开心。
当文字与非语言信号不匹配时，最好忽略已陈述的内容，而专注于微妙的、未说出口的情绪、想法和感受。 当一个人说一件事，但他们的肢体语言暗示着不同的东西时，必须注意那些非语言的暗示。
#3 注意语气
重要的不仅仅是说了什么，而是怎么说。说话的时长和节奏，说话的音量，语气和语调都是人们关注的事情。声音可以传达包含从热情和自信到无聊、讽刺和愤怒的一切。因此，请将其用作有效的沟通工具！
多注意语气如何影响你的客户和同事以及其他人对你的反应，并尝试用你的语气来阐明你想要传达的内容。例如，如果您想表现出对某事的真正兴趣，请使用生动的语气。
#4 保持眼神交流
很多事情都可以通过你看待一个人的方式来表达，包括喜爱、仇恨或被吸引。使用眼神交流来传达您的注意力和兴趣是一种非常有效的沟通技巧。
例如，将目光从某人身上移开并低头看着地面或您的手机，可能意味着不感兴趣或不尊重。另一方面，过度的目光接触可以被视为具有攻击性。请记住，尽管眼神交流在交流中很重要，但良好的眼神交流并不意味着紧紧盯着某人的眼睛。
是否有适当的眼神交流? 沟通专家建议保持目光接触 4-5 秒。 这里的关键是在与你的谈话对象进行眼神交流时感到舒适和自然。
保持眼神交流对于保持讨论流畅和衡量对方的兴趣和反应也至关重要。
#5 提出问题
如果您对他人的非语言信号感到困惑，请不要犹豫，对他们进行提问。您可以通过重复他们说过的话来寻求答案。例如：
- “据我了解，你是在考虑……”
- “换句话说，你是说……”
- “你是在暗示我们……”
简单地问这些问题通常可以了解到更多的信息。
#6 尊重他人的边界
你有没有在聊天时因为有人站得太近而侵入你的私人空间而感到不安？我们都需要边界，但我们需要多少空间取决于文化、情况和关系的密切程度。
物理空间可用于传递各种非语言信息，包括亲密和感情、敌意和权威的信号。
我们建议保持在 4-10 英尺的范围内。
#7 使用上下文提示不要误读非语言信号
有些人认为握手有力表明有力量，而握手无力则表明很虚弱。但是，可能会误解这种非语言信号！例如，握手无力可能表明的是关节炎而不是虚弱。
在分析非语言交流时，采取更全面的方法至关重要。一个手势可能意味着很多事情，也可能什么都没有。
理解非语言行为的一个关键是观察与一个共同主题相关的一组信号，这将比孤立的一个信号更能告诉你这个人的性格。当只关注几个信号中的一个时，你可能得到错误的结论。
2.练习积极倾听
沟通常常被误解为仅仅意味着交谈；然而，积极倾听是商业成功的关键。
当您积极倾听时，您可以从对话中获得更多收益。它可以提高生产力、增强信心并改善与客户和同事的关系。它还允许您通过不将假设或偏见附加到其他人的信息来扩展您的观点。此外，当您积极倾听他人时，您会变得更加平易近人和有耐心。
积极倾听的不同阶段
了解积极倾听的各个阶段可以帮助您提高聆听技巧和商务沟通。以下是它包括的内容：
- 接收。首先，接收说话者的信息需要将其与所有其他噪音分开并理解所说的内容。为确保在此阶段不会丢失任何信息，请在对话者与您交谈时尽量不要考虑其他任何事情。
- 理解。正是在这个阶段，信息的含义可能会被误解。更好地理解所说内容的最佳方法是提出问题以填补任何信息空白。将我们自己的观点和经验与对话者的观点和经验区分开来也很重要。
- 记住。被动倾听的第一个迹象是不记得信息。更复杂的信息可能更难理解或记忆，因此如果您希望记录信息以供日后回忆，将它们与对您有意义的事物相关联可能会有所帮助。
- 评估。在这里，您可以决定说话者的信息是结构良好还是杂乱无章、带有偏见还是中立，以及准确无误。检查说话者的支持点，看看它们是否有效并总结所说的内容。
- 回应。在这个阶段，听者根据短期或长期记忆做出反应。您可以通过点头或眼神交流等非语言反应来做到这一点，而不会打断说话者。或者你可以提问、做笔记或鼓掌——目的是通过提供持续的反馈来表现出对说话者的兴趣。
积极倾听技巧
那么如何成为一个积极的倾听者呢？您需要练习 6 项技巧：专注、提出开放式问题、提出探究性问题、澄清、释义和总结。
#1 专注
设置一个轻松的语气，让说话的人能够思考和交谈。在对话之前，给自己一些等待时间。不要打断与您交谈的人；让他们先把话说完，你不应该在他们说完话之前开始制定你的回应。
在练习积极倾听时，请注意您的肢体语言以及您的情绪。专注于当下，保持眼神交流，尊重对话者。
#2 提出开放式问题
这些问题需要的不仅仅是简单的“是”或“否”回答，而是向说话者表明您正在关注并想了解更多信息：
“你怎么…？”
“你能告诉我更多关于……的事吗？”
“你对……有什么想法？”
#3 提出探究性问题
探究性问题可用于澄清或了解关于谈话内容的更多信息。这个大部分时候有助于建立融洽关系，但你也要小心不要过度使用它们：
“这意味着什么？”
“你能解释一下为什么……？”
“你认为为什么会这样？”
#4 要求澄清
在积极倾听时，不要害怕澄清任何不确定或不清楚的主题。如果您是听众并且不确定说话者所说的内容，请说“让我看看我是否清楚。你指的是……？” 或“等一下。我有点不明白。”
#5 释义
更简洁地重述相同的信息，使用替代术语来测试您对说话者所说内容的理解：
“我听到的是……”
“我不确定我是否听懂了，但是……”
“如你所见……”
#6 总结
随着谈话的进行，总结所说的话可以确认并加深你对对方观点的理解。 这也使双方更容易理解共同职责和后续行动。在练习积极倾听的同时，总结你学到的东西，并要求其他人也这样做。
3.培养书面沟通技巧
无论您是从事哪个职业，都需要通过写作进行交流。商务沟通、准备报告和审查书面文件需要很强的写作技巧。
尤其是发邮件的时候！
与其他方法相比，许多人将电子邮件视为一种不太正式的交流方式，因为邮件不仅局限于商业，在私人环境中也是交流的常用方式。
但实际上邮件在商业环境中应被视为书面信函。因此，当以书面形式进行沟通时，对你的客户和同事要正式而不是友好。而且，由于当你写下东西时，会产生一个永久的沟通记录，所以要确保它是一个你以后可以放心重温的永久记录。
这里有几个快速提升您商业写作的技巧
请记住，您必须确保您的书面交流能够引起读者的注意，并确保他们尽快获得相关信息。
- 写初稿时不要想着尽善尽美。
- 写完初稿后进行审查，纠正发现的任何错误。
- 然后重复步骤 2。继续执行此操作，直到您没有发现任何错误。您可以将其视为在杂草丛生的田野中清除顽石。巨石将是您首先注意到的。当你移除它们时，岩石就会出现。接下来，您将看到鹅卵石。继续修改，直到你的文案被打磨得非常通顺。
- 大声朗读草稿将极大地帮助您审阅和修改。当您聆听草稿而不是默默阅读草稿时，错误和不足之处会变得非常明显，这很有趣。
- 用尽可能少的字来传达你的信息。不要使用重复的词或没有任何意义的破坏信任的短语（例如，”只是”、”说实话”、”应该加上 “等等）。
- 避免泛泛而谈。要具体、简短，但信息量要大，这样您的听众就可以只关注最关键的几点。
- 跟进对于良好的书面沟通至关重要，它关闭了循环式的沟通并展示了对目标的积极行动。
外贸业务的成功取决于沟通！
与同事进行有效沟通将使您能够识别潜在问题并实施解决方案。通过掌握沟通技巧，您将更多地了解业务的各个方面，并更加了解同事的担忧。
除了成为有效指导困难讨论的优秀领导者之外，良好的沟通者还必须理解每个团队成员角色的重要性。
如果您不具备此列表中的所有商务沟通技巧，那也没关系。掌握非第二天性的技能需要时间、经验、练习和耐心。
首先确定您最缺乏哪些技能，这样您就可以制定计划来提高这些技能并更聪明地工作！
祝您好运！
