英文邮件知识:格式,范例,邮件礼仪

英文邮件

做外贸的你想学习如何用英语写专业的邮件? 作为非英语母语者,英文邮件要写得好可能很棘手,但我们的英语邮件开头、示例和格式、礼仪、短语、问候语和结束语的写作指南将帮助您用英语编写邮件并提高您的英文邮件写作技巧。尽管有了很强大的Snovio邮件营销软件用于开发信,要提高国外客户的回复率和成交,最终您需要提高您的英文邮件质量。

文章目录:

如何用英文写商务邮件

常用英文邮件短语

英文邮件礼仪

英文邮件中的语法规则

英文邮件范例

提升你的英文邮件技巧

如何用英文写商务邮件

下面我们将从英语邮件格式,邮件问候语、正文、邮件结束短语和签名等几个角度讲解英文商务邮件的技巧和方法。

英文邮件格式

英语邮件被学者描述为“高度规范的书面交流形式”。 简而言之,有强大且既定的规则规定了英语邮件的格式。

这些规则中的大多数出现在维多利亚时代,因此英语邮件格式紧跟正式信件的格式也就不足为奇了。 通常,英文邮件有五个要素:

  • 邮件标题
  • 邮件开头问候语
  • 邮件正文
  • 邮件结束语
  • 邮件签名

本文将引导您完成每个部分,并提供说明我们观点的邮件结构示例。 最后,您应该了解英文邮件的格式。

为什么写英文邮件要遵循格式?

体现专业:正式邮件英语的规则和惯例是公认的专业实践。虽然您可以随心所欲地自由写作,但您选择的邮件风格、语气和格式会向收件人传达信息。
更有效的沟通:在大多数情况下,每封邮件都应该有一个目的,以引发行动。使用既定的英语语言格式提供了一个简单而清晰的结构来传达您的信息,可能会得到您想要的响应或结果。
减少沟通中的压力和焦虑:“如果用户能够理解一封邮件,他们就不太可能通过其他渠道联系提出问题,更有可能做信要求他们做的事情,”英国政府说.清楚地说明你想要什么以及为什么意味着读者不需要填补空白或做出假设。
易于管理:了解如何格式化英语邮件使编写它们更易于管理。不用担心如何称呼某人或签字;它已经为你决定了。它让您有时间专注于信息的核心。

如何开头你的英文邮件

用英语开始电子邮件的传统方式是使用“Dear”这个词。 在以前,’Dear Mr XX’是常见的开头方法,但现在已经发生了变化。 诸如Mr和Ms之类的性别术语现在可能会引起冒犯,我们需要找到另一种向邮件收件人介绍自己的方式。

英语中不同的邮件问候语取决于您是针对您认识的个人、您不认识的人还是一个组织或者公司。

如果您不认识要写信的人,许多旧的正式英语邮件写作博客和文章建议使用“Dear Sir”或“Dear Madam”。 然而,我们不同意。 这是过时的和不必要的。 如果您找不到某人的全名(LinkedIn 是找国外客户最好的平台),请找到另一种方式来称呼他们。

以下是一些称呼您不知道姓名的人的示例:

  • Dear Marketing Manager
  • Dear Team Leader

如果您正在向一个群体发表讲话,请找到一种合适的方式来吸引他们,例如:

  • Dear Team
  • Dear Marketing Directorate
  • Dear Complaints Team

很多人想知道您是否可以在正式电子邮件中使用“Hi”作为问候语,完全没有问题。 事实上今天更多的人在使用’Hi’而不是’Dear’作为开头称呼对方。

邮件正文

引文邮件的正文是您阐述邮件内容的地方。 没有硬性规定,因为每封邮件都略有不同。 尽管如此,在正式的英文邮件中,信息还是有自然规律的:

  • 自我介绍——名字、职位和公司信息非常重要
  • 解释您发送邮件的原因 – 描述您联系某人的原因
  • 说出你想要的——如果你想要一些回报(回复、文档、图像等),然后提出要求
  • 下一步的行动——描述现在发生的事情,提供一个时间表。 如果您期待回复,请清楚您何时期待回复。 永远不要让你的收件人感到困惑

英文邮件结束语

您在英语邮件中使用的结束语类型取决于您是在写正式邮件还是非正式邮件。 让我们看看下面两种类型的邮件的结束语。

正式英语邮件结束语

关于用英文完成一封正式的邮件,你只需要知道两件事:

  • 如果你知道这个人的名字,你就用“Yours sincerely”结尾。
  • 如果您不认识此人(或正在写信给组织或集体电子邮件地址),则使用“Yours Faithfully”。

非正式英语邮件结束语

就其本质而言,非正式邮件不受规则的约束,因此您可以随意编写任何内容。 然而,在结束非正式邮件时,您可能会发现一些熟悉的短语。

您可以选择使用的一些电子邮件签名包括:

  • Kind regards
  • Best regards
  • I look forward to hearing from you
  • Please contact me for additional help

邮件签名

专业的邮件签名提供了读者需要了解的有关您的基本信息,包括:

  • 你的姓名
  • 职位
  • 公司
  • 联系信息

每个英文电子邮件签名都应包含以下内容,但您可以自由添加更多内容,包括:

  • 资质详情
  • 社交媒体链接

常用英文邮件短语

你可以写一本关于英语邮件短语的书, 以下是一些有用的商务英语短语,您可能希望将它们包含在您的英语邮件中:

  • I am writing to tell you about
  • I’m contacting you to confirm that
  • This is just a short email to explain that
  • Just a quick reminder that
  • This email is to let you know that
  • I’m getting back in touch with you with some additional information
  • Attached is the information you requested
  • I’d welcome your thoughts on

您可以阅读并选择自己使用一些非正式的邮件英语短语:

  • Great to catch up
  • I hope you had a great weekend
  • I hope you are well
  • I hope all is well with you
  • It’s lovely to hear from you
  • I was delighted to receive your message

英文邮件礼仪

英语语言规则的正式规则规定了邮件的结构,包括问候语、正文和适当的签名。 邮件礼仪描述了帮助您制作和塑造更好邮件内容的不成文规则。

以下是所有英语邮件作者都需要了解的 10 条邮件礼仪规则和提示。

  • 写一个专业的邮件标题——在邮件标题中提供尽可能多的信息
  • 信息简短而切题——锐化您的信息并删除不重要的信息
  • 不要试图变得有趣——朋友之间可以接受笑话,但幽默并不总是如此,所以不要打扰
  • 限制大写字母 – 尽可能限制您使用的大写字母数量并在句子中使用大小写
  • 避免使用感叹号——感叹号在社交媒体上很流行,但在正式和非正式的英语电子邮件中应谨慎使用
  • 尊重文化差异——在给任何人写信时,请尊重信息中的文化差异
  • 避免使用性别术语——不再适合使用诸如先生、夫人和女士之类的术语,因此请避免使用它们
  • 使用标准字体——不要使用疯狂或令人困惑的字体;坚持所有消息的专业字体
  • 始终证明每条消息 – 在发送之前检查您的消息(并再次检查以确保!)
  • 限制附件大小 – 电子邮件收件箱可能会变得杂乱无章,大型电子邮件附件无济于事,因此不要发送大文件

英文邮件的语法规则

英语受语法规则约束,中国的外贸业务员写的开发信可能大多数都没有注重语法,这会让你的开发信减分。 虽然您不需要流利地掌握英语来撰写有效的英文邮件,但了解基础知识至关重要。

以下是编写更好的英语邮件所需的 9个因素:

  • 始终使用大写字母作为名称
  • 遵循上述邮件格式
  • 句子以大写字母开头,句子以逗号分隔,每个句子以句号结尾
  • 保持句子简短
  • 每个句子都应该有一个主语(John),动词(reads)宾语(books)
  • 使用主动语态来吸引读者。 Grammarly等工具可以帮助您快速矫正语法。
  • 将列表分解为要点,使信息易于读者理解
  • 使用缩写词时解释它们
  • 不要使用脏话等极端语言

英文邮件范例

我们提供了有关如何用英语构建和编写有效邮件的综合指南。 现在,让我们将其中的一些规则付诸实践,并通过一些范例来说明如何用英语写正式邮件、用英语写职业邮件和用英语写非正式邮件。

我们已经在上面介绍了用英语编写正式邮件的基础知识;  在下面这个英语邮件示例中,我们向我们已知的个人和企业索取产品。

Subject line: Additional information on you product range

Dear Sarah Smith,

I’m contacting you to request some information on your product range. I viewed your online catalog, and we are interested in learning how we can stock your range of products in our stores.

I would appreciate it if you could send me some samples and a price list to this email address.

Yours sincerely,

David Peters

如何用英语写一封职业邮件

在商业中,时间就是金钱,因此完美的英文职业邮件简短、清晰、直截了当。 所以这里有一个如何用英语写职业邮件的例子。
Subject line: Thank you for the interview

Dear Jonah Hyman,

Thank you for taking the time to interview me earlier this week. I have attached some additional information that you requested during our meeting.

I am more than happy to answer any questions you may have or provide additional information required. I look forward to learning about the progress of my application and the next steps in the process.

Yours sincerely,

Monica Goldberg

如何用英语写一封非正式的邮件

在编写非正式邮件时,您不会受到规则的限制,并且可以更自由地交流和回复。 因此,这里有一个给您认识的人的热情友好的邮件示例。

Subject line: Additional information on you product range

Hi David,

How are things with you? I’m just getting in touch to provide the information you asked for. I’ve attached a file here with everything you need to know.

I hope you find it intresting!If you need any more info, give me a call or drop me an email, and I’ll be happy to help

Kind regards,

Sarah Smith

提升你的英文邮件技巧

学习如何编写英语电子邮件的最佳方法是阅读(和编写)尽可能多的邮件。在线查看邮件范例,注册网站的邮箱,或通过收件箱回读以确定您喜欢的英语邮件示例。

为了提高您的英语邮件写作技巧,一个很好的方法是保留您喜欢和想要使用的短语列表。随着时间的推移,您会发​​现这可以帮助您理解完美英语电子邮件的组成部分,并提高您的词汇量和语法技能。您还可以建立一个电子邮件模板库,在用英语编写电子邮件时可以使用这些模板来节省时间.该资源可以帮助您识别成功(和不成功)的电子邮件,帮助您发展自己的正式电子邮件英语写作风格。

我们一直在抖音直播中分享英文邮件写作的技巧和方法,批阅大家写的开发信。欢迎您在抖音搜索“满懂外贸”,关注我们的账号,加入我们的直播间,参与我们的活动!

 

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