外贸跟进邮件英文：打招呼、询问客户订单进展、收到客户消息怎么回复

作为外贸业务员，如何才能让他们回复你的开发信。怎么样合理有效地跟进客户订单情况，怎么样跟新客户打招呼，收到国外客户的询盘消息怎么回复，展会后如何给客户发邮件？这些场景下的英文话术怎么说？为了体现出你的专业性， 需要你对跟进邮件英文非常熟练。在本文中，您将找到有关如何写有效的外贸跟进邮件的建议，包括开发信英文范例。

外贸信打招呼开场白

外贸邮件的开场白是整个沟通的开始，好的开头能够为接下来的对话定下积极的基调。在外贸信打招呼时，不仅要用礼貌的问候语，还要快速切入主题，让对方明白你写信的目的。运用这些开场技巧，你可以提高外贸开发信的回复率，更好地推进与客户的业务关系。

表达问候与祝福

在外贸邮件的开头，表达问候是一种常见且礼貌的方式，可以让对方感受到你的关心和友善。无论邮件的内容是介绍产品、询问合作意向还是跟进订单，合适的问候语都能拉近你与客户之间的距离。以下是一些常见的表达方式：

• “I hope this email finds you well.”
  用于希望对方安好，是一种简单而常用的问候方式。
• “I trust you are having a productive week.”
  这种表达显示你对对方工作状态的关心，同时也显得很专业。

在写外贸开发信时，合理运用这些问候语可以让邮件显得更有亲和力，提高收到回复的几率。

介绍写信目的

开场问候后，应尽快引入邮件的主题，以便让客户快速了解你的来意。在外贸信打招呼之后，清晰地表达写信目的，有助于让客户迅速掌握邮件内容，并激发他们的兴趣。下面是一些开场白示例：

• “I am reaching out to introduce our company, [公司名], which specializes in [行业/产品].”
• “I am writing to follow up on our previous conversation regarding [项目/产品].”

外贸开发信的目的是建立联系、引入产品或服务，清楚的自我介绍和写信目的能让客户更容易理解邮件的内容。

感谢对方之前的沟通

如果你是在之前的沟通基础上继续推进业务，邮件开头可以先对对方的回复或合作表示感谢，这是一种非常礼貌和专业的开场方式：

• “Thank you for your interest in our products.”
• “I appreciate your time in considering our proposal.”

这种感谢的开场白可以拉近双方距离，让对方觉得你在重视与他们的交流，并为接下来的内容做好铺垫。

根据时间、季节等表达问候

根据不同的时间或季节来定制问候语是外贸邮件中常见的做法，尤其是在一些重要节日期间。合适的季节性问候语可以让对方感受到你的用心：

• “I hope you had a great start to the year.”
• “Wishing you a successful Q4 and a prosperous end to the year.”

这种邮件开场白能够展现你的贴心与周到，增强客户对你的好感，有助于推动业务进展。

使用简洁明了的问候

如果你希望邮件能够尽快切入主题，可以选择简洁明了的开头方式。这在一些信息密集型的邮件中尤为重要，尤其是外贸邮件的后续沟通，客户可能更希望快速了解重点。示例如下：

• “I would like to quickly update you on our latest products.”
• “I am writing to provide you with the details you requested about [产品/订单].”

这种直接的开场方式能够迅速抓住客户的注意力，使得他们快速了解邮件的核心内容。

针对不同对象定制开场白

不同对象的外贸信打招呼用语也应该有所不同。对于新客户、老客户或潜在合作伙伴，邮件开头的语气和内容都应该有所调整。例如：

• 对新客户：”I am excited to introduce our company and explore potential business opportunities with you.”
• 对老客户：”It’s always a pleasure working with you. I wanted to touch base on our ongoing project.”

通过定制化的邮件开场白，你能更好地展示对客户的重视，提升沟通效果。

表达合作期待并引出具体内容

在邮件开头表达对合作的期待，可以让对方感受到你的诚意和期待。接下来可以引出具体内容，以便客户能够有方向地继续阅读：

• “I look forward to the possibility of working together. To give you more insight into our capabilities, please find the attached catalog.”
• “We see a great potential for collaboration and would love to share how our services can add value to your business.”

通过这样的开场，你可以让对方感受到你的合作诚意，同时也明确了邮件所要传达的内容。

在收到客户回复时的回复方式

当客户回复了你的邮件时，务必及时、礼貌地回应。这不仅是对客户的一种尊重，也能巩固你们之间的业务关系。以下是收到回复时可以使用的礼貌回复：

• “Thank you for getting back to me so promptly.”
• “I appreciate your response and am looking forward to discussing this further.”

收到回复后积极回应，不仅能够显示出你的专业性，也有助于下一步的沟通顺利开展。

如何撰写跟进邮件

提示 1. 永远不要太快发送业务跟进邮件

在周末之前发送邮件并在周一跟进，期待一些结果，这有点荒谬。 即使收件人感兴趣，他们也无法那么快地处理邮件。 把自己放在潜在客户的角度，想象一两天后是否可以进行跟进。

这并不意味着您应该等待整整一个月才能发送跟进邮件英文。 每个市场都有自己的规则。 尽管如此，了解您的细分市场中使用的暂停持续时间很重要。 例如，33.3% 的营销人员更喜欢每周发送邮件，而 26.67% 的营销人员建议每月发送多次电子邮件。

尝试将邮件发送频率设置为至少 4-5 天。 给读者时间来处理第一封邮件，并在向他们发送另一封邮件之前确定是否值得采取行动。 这需要时间和耐心，但请确保没有企业每天或两天跟进会让您获得所需的反应。

技巧 2. 选择合适的时间发送开发信跟进邮件

您发送跟进邮件的时间很重要。 由于时机不好，您的客户可能只是错过了您的邮件并使其未读。 考虑他们的时区，避免在周末给他们发邮件——现在越来越少的人把空闲时间花在邮件上。

发送邮件的最佳日子是星期二，显示最高的点击率和打开率。 至于具体的时间，我们建议您在上午 10 点到 11 点左右的收件人时间发送消息，这是人们最有效率的时间。 此外，您可以进行 A/B 测试，以找出适合您的时间。

（来源）

提示 3. 以关于上次谈话的简短提醒开始跟进邮件

不要直接从营销开始。 您的联系人每天肯定会收到成堆类似的后续邮件，因此他们可能无法立即从人群中认出您，并且可能无法阅读您的邮件。

提醒他们第一行中的最后一个连接，就在您问候之后。 但不要把它作为总结。 人类的平均注意力持续时间为 8 秒，因此请利用这段时间的大部分时间让读者回忆您的上一封邮件。 要获得提醒，他们将打开邮箱并阅读您的最后一封邮件。

只需写一两句话来提醒客户您上次进行的对话，然后提出一些论据来说明为什么新邮件对他们很重要。

提示 4. 不要绕圈子

不管你给客户发邮件的原因是什么，尽量避免在你的后续跟进邮件中使用“Just checking back”这样的英文短语。 一方面，它们表明您没有在销售或推动读者做任何事情。 但缺点是您降低了邮件的价值和联系的原因。

撰写后续跟进邮件有四个主要目标：

• 你想得到一些客户信息
• 您需要安排客户电话或会议
• 你必须赶上进度
• 你想感谢客户的东西

无论你的目标是什么，在你的简短介绍之后直接进入正题。 不要迷失在漂亮的谈话中。 请记住，客户可能会赶时间——所以强调为什么你应该得到他们的关注。

提示 5. 邮件内容要具体并在跟进邮件中添加独特的 CTA

为了提高您的邮件转化率，请在电子邮件末尾写一个独特的号召性用语 (CTA)。 诸如“Hope to hear from you soon”之类的常用短语被认为是软弱的，尤其是在商业领域。

或者，尝试一些精确定位的 CTA，例如：“Let us know how you liked the webinar/meeting/video”、“Start your free trial”或“Yes! I want a free upgrade” 这样的 CTA 为您的潜在客户提供了一定要做的事情。

在你的文案中使用能营造紧迫感的英文单词。 表达您的联系人想要的东西的短语会激发他们的兴趣并提高 CTA 成功的机会。

技巧 6. 保持邮件简短

由 50-125 个字组成的较短的邮件会导致更快的响应时间并显示更高的响应率，从而提高整体生产力。 我们的建议是将您的电子邮件保持在 200 字以内。

此外，要考虑到您的客户，并使用项目符号列表、数字和适当的间距来直观地分解您的电子邮件正文。 这样，他们将更容易消化您的信息并采取行动。

技巧 7. 细分你的客户群

尽管您的电子邮件是营销跟进，但它无疑必须带来一些价值。 您不能在整封邮件中简单地要求某些内容。 确保您也在以某种方式帮助联系人，尤其是在 B2B外贸领域。

技巧 8. 使用社会证明

在客户做出决定时，他们希望在自己承诺之前看到或阅读其他人使用和享受产品或服务的信息。 这就是为什么您应该充分利用社会证明的原因。

例如，用数字证明您获得的权威，无论是您拥有的客户数量、销售数量、回头客的百分比等等。 令人印象深刻的社会认同会增加您的可信度并吸引人们的归属感。

跟进邮件英文模板

外贸业务员该如何询问客户订单进展

在外贸业务中，跟进客户订单进展、催款以及确保及时收款是必不可少的环节。然而，这个过程需要技巧和策略，以确保与客户的沟通顺利而不失礼貌。以下将介绍一些外贸如何催单的实用策略，以及如何在跟进客户时既有效又不冒犯对方。

礼貌询问订单进展：巧妙把握时机

在客户收到报价后的跟进

报价发出后，不应立刻催促客户下单。你可以在几天后礼貌地跟进，看看客户对报价的反馈：

“Hi [客户名], I hope this email finds you well. I just wanted to check in and see if you had any thoughts on the quote we provided. Please let me know if there’s any further information you need to make a decision.”

解读：这段话简单而礼貌地问询客户的想法，不会给客户造成压力，同时展示了你愿意提供支持。

以提问方式了解客户订单进展

在跟进订单时，可以用提问的方式来获取信息，而不是直接要求客户做出决定。例如：

“Hi [客户名], I hope all is well. I wanted to touch base and see if there are any updates or if there’s anything else we can assist you with regarding the order.”

解读：通过提问，你能让客户感觉到你是在提供帮助而不是单纯地催促，从而促进积极的沟通。

外贸催单邮件：温和而直接的表达

温和跟进，提示订单进展

如果客户迟迟未下单，你可以通过邮件提示订单进展。以下是外贸催单邮件的一个例子：

“Dear [客户名], I wanted to follow up on the order we discussed last week. If there are any questions or concerns holding up your decision, please feel free to let me know—I’d be happy to assist.”

解读：这里你巧妙地向客户提到订单，并暗示希望客户下单，但仍然让对方有足够的空间决定下一步。

当客户需要时间考虑时

有些客户可能需要时间做决定，但你可以用礼貌的方式来保持联系并为他们提供支持：

“Hi [客户名], I understand that making a decision takes time, and I want to ensure you have everything you need. If there’s any additional information I can provide to help with your decision-making process, please let me know.”

解读：这段话既尊重了客户的决策过程，也表现出了你的专业态度和对客户的支持。

催款：礼貌地敦促客户付款的策略

初次催款时的礼貌语气

催款时，初次联系应尽量保持礼貌和温和。可以参考以下语句：

“Hi [客户名], I hope everything is going well on your side. I wanted to gently remind you that the payment for invoice [发票号] is due on [日期]. Please let me know if there are any issues, and we will do our best to assist.”

解读：这段话既表达了催款的意图，又给客户留下了处理问题的余地，显示出你对客户需求的理解。

当付款已经延迟时

如果客户的付款已经延迟，那么你需要更明确地提出你的请求：

“Dear [客户名], I hope you are well. I wanted to follow up regarding the outstanding payment for invoice [发票号], which is now overdue. Please let me know when we can expect the payment, or if there’s any way we can support you in processing this.”

解读：这种催款方式在礼貌的同时，强调了付款的紧迫性，并显示了你的灵活性。

跟进客户：保持联系不失礼貌

询问客户采购流程

在跟进订单或催款时，了解客户的采购和付款流程能帮助你更好地安排跟进的时间点。你可以这样问：

“Hi [客户名], could you share more about your usual procurement process? Understanding your timeline will help us better align our support with your needs.”

解读：这个问题可以帮助你了解客户的采购和付款习惯，让你在跟进时显得更加专业且不唐突。

提供灵活的付款方式

在催款时，如果客户因财务困难无法按时付款，你可以主动提供一些灵活的付款方式以展示你的支持：

“Hi [客户名], I understand that payments can sometimes be delayed due to internal processes. If it would be helpful, we can discuss flexible payment options to better accommodate your needs.”

解读：这种方法既展示了你对客户情况的理解，又帮助客户找到解决付款问题的方法，增强双方的合作关系。

外贸催单邮件的关键：保持专业和耐心

在外贸中，催单和催款都需要平衡好礼貌与专业。在跟进客户时，保持耐心是非常重要的，因为国外买手通常需要协调多个部门的审批流程。通过运用正确的外贸催单邮件话术，你可以在不施压的情况下推动客户做出决定并及时付款。

给客户/入站线索的跟进邮件英文

即使你的外贸网站来了访客，您也必须培养这些潜在客户。 当有人将他们的个人信息和电子邮件地址提交给您时，无论是为了换取产品资料、产品演示还是其他信息，这都是信任的象征。 不要滥用这种客户的信任，相反，请用它来将您的潜在客户转化为客户。

跟进邮件标题

• Your demo request of [Company service]
• [Subject/service] – What can we do for you?
• Following up regarding the [Subject of request]
• [Subject of request] – Important note before you get started

跟进邮件英文模板1

Hi [First Name],

I noticed that you checked out some of our content, namely the piece [Title of content]. I hope you found it useful!

Most likely, you’re looking for a way to [Pain point], right? If so, I would love to share a set of best practices we’ve developed based on our clients’ experiences that can [Explain how your solution can benefit or help the lead]. 

[First Name], could you spare me [Amount of time] so that we could discuss it?

Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

跟进邮件英文模板2

Hi [First Name],

I noticed you signed up for the free trial. That is why I decided to send you some resources that can help you get started with [Company name]:

 

• [Resource 1]
• [Resource 2]
• [Resource 3]

Please don’t hesitate to contact me in case you have any questions. I’d be happy to give the necessary assistance.

Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

与客户会面后的跟进邮件

如果您与客户开会或通话，跟进你们一起采取的下一步行动总是很有用的。 结果，两个参与者都会记住他们在哪个页面上，这有助于避免以后发送一堆无用的电子邮件。

跟进邮件标题

• Quick re-cap for you
• Outline of [Meeting name]
• Meeting outline
• Re-cap of [Date] [Call/meeting/discussion]

跟进邮件英文模板1

Hey [First Name], 

It was a wonderful meeting today. Just a quick summary of what’s happening next:

 

• [Date 1]: [Action 1].
• [Date 2]: [Action 2].
• [Date 3]: [Action 3].

Please inform me if you need additional info. In all cases, I’ll see you and the whole team at the final meeting on [Date]!

Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

您还可以共享会议期间涉及的文件或任何材料，或提醒客户您需要他们提供的信息。

跟进邮件英文模板2

Hey [First Name], 

It was a wonderful meeting today. Here are the materials and notes that I promised to share:

 

• [Asset 1].
• [Asset 2].
• [Asset 3].

There are still a few things that I will need from you before we start:

 

• [Asset 1].
• [Asset 2].
• [Asset 3].

Thank you in advance,

[Your name], [Your position] at [Company name]

语音邮件后的跟进邮件

在您为外贸客户留下语音邮件后，您经常会问自己：“我应该等多久才能向他们发送后续邮件？”  如果客户看到您的语音邮件，并在几分钟后收到一封邮件，那可能看起来很糟糕。

给他们一些时间来回应。 有些客户不会立即回复邮件或语音邮件。 尝试在早上给他们打电话，如果他们没有回复，则在下午晚些时候给他们发邮件。 节省您的潜在客户的时间。

跟进邮件标题

• Just tried your line/next steps
• Trying to connect with you
• Sorry I missed you
• Are you available to chat today?

跟进邮件英文模板1

Hey [First Name],

I left you a voicemail for you earlier today but decided to contact you by email if this is more convenient for you.

I’m reaching out because [Explain your purpose].

[Make a pitch with high value to the recipient and include stats].

[First Name], I’d love to discuss your specific needs and give suggestions about how you can [Achieve the desired result].

Please feel free to reply to this email, or, if convenient, give me a call back at [Phone number]. 

Thanks!

Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

跟进邮件英文模板2

Hey [First Name],

I left you a voicemail for you earlier today but decided to drop a line by email. I was calling because [Explain your purpose].

In my voice message, I said I would call you again on [Date and time], but you can always reach me before at [Phone number] or reply to this email.

Cheers,

[Your name], [Your position] at [Company name]

客户无回复后的跟进邮件

如果您的邮件没有得到客户回复，请尝试重新赢得收件人的注意并激励他们回复，但不要太咄咄逼人。 直接切入正题，征求有关您下一步行动的建议。

此外，不要只满足于一封跟进邮件。 跟踪你的后续行动，但不要忘记坚持而不增加价值是没有用的。

跟进邮件标题

• Let me know our next steps
• Next action to take?
• A quick follow-up on [Subject]
• Hey [First Name], what’s my next step?

跟进邮件英文模板1

Hey [First Name], 

I’m not sure what our next action is. Please let me know about the direction of our next steps.

Thanks for your answer.

[Your name], [Your position] at [Company name]

如果他们不再回复，您可能会开始感到沮丧。 但不要放弃 – 这是另一个可以唤醒他们的邮件模板。

跟进邮件英文模板2

Hi [First Name], 

This is [Your name]. I am sorry we haven’t been able to get in touch. When we talked last time, you were very concerned about [Objective discussed before]. I understand how busy things can get with work and family these days.

I just want to say that I don’t mind planning a new call before or after business hours if that would make it more convenient to connect. Let me know what works for you. 

Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

如果这没有帮助，请尝试在社交媒体上找到他们、打电话或在 1-2 周内再写一封电子邮件。 有时人们不通过电子邮件回复是因为您的电子邮件错误地进入了垃圾邮件箱，因此他们可能更有可能在 LinkedIn 上回复。

欠款逾期的跟进邮件

如果您客户的发票拖欠了好几天，请向他们发送一封电子邮件，虽然严格一些，但听起来仍然很有帮助和专业。 使用以下经过测试的电子邮件模板使这种不便的情况更容易。 保持你的语气礼貌但有力。

跟进邮件标题

• [Company Name]: Invoice #XXX for [Product/service]
• Are you there, [First Name]? Dropping a line
• [Company Name]: Invoice #XXX payment reminder
• [Company Name]: Invoice #XXX is PAST DUE

跟进邮件英文模板

Hi [First Name],

I hope this message finds you well. I am following up on an invoice I sent you by email on [Date]. I didn’t receive the payment from you, so I decided to ensure the email wasn’t lost in your spam box. Please make sure the accounting department received it. I will resend it with pleasure if required. In all cases, I look forward to obtaining the payment during the next week.

I am immensely thankful for your help!
Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

会议/贸易展后的跟进邮件

在参加会议、社交活动或贸易展后，您的潜在客户可能会收到大量后续跟进邮件，也会被他们自己的后续工作淹没。 这就是为什么最好在发送第一封后续电子邮件之前等待 2 或 3 天。

跟进邮件标题

• Hi [First Name], it was nice meeting you
• It was nice to meet you at [Trade show name]!
• Let’s catch up on [Pain point]!
• Resources to help with [Pain point]

跟进邮件英文模板

Hi [Name],

It was nice talking to you at [Conference/trade show/networking event]. I hope you learned more about the solutions to [Pain points].

I’m sure [Recipient’s objective] is one of your company’s top priorities. That is why I decided to contact you and send you [Resources] that might be helpful to you, so please find them attached below. If you need any additional details, let me know, and I’d be happy to schedule a quick phone call so we can chat more about your needs.

I’m available [Date/time options] – which would work better for you?

Sincerely,

[Your name], [Your position] at [Company name]

预约确认跟进邮件

预约确认电子邮件将有助于提醒您的客户有关预约的信息，并再次告知预约的时间和地点。 此外，它还向您的潜在客户表明，他们可以期待您的专业精神和优质的客户服务。

跟进邮件标题

• Your appointment on [Date]
• Confirmation of appointment
• Your appointment has been scheduled!
• Your appointment at [Company name] is confirmed

跟进邮件英文模板

Hi [Name],

I am writing to confirm our meeting at [Location and time], where I’ll be sharing information about [product/service] that can help you with your [Goals, pain points, or needs].

Please feel free to contact me via email or call if you have any questions. I would be ready to help you.

Looking forward to meeting with you.

Best regards,

[Your name], [Your position] at [Company name]

业务合作伙伴跟进邮件

知道如何撰写有效的业务合作伙伴电子邮件是任何营销人员最重要的技能之一。 此类电子邮件有助于与新的但有影响力的人建立合作伙伴关系，并更快地发展您的业务或品牌。

跟进邮件标题

• Waiting on your decision re: collaboration
• Following up re: our potential partnership
• Partnership offer
• How have we not partnered up yet?

跟进邮件英文模板

Hi [First Name],

A quick follow-up regarding our potential partnership. It would be an honor to have you on board.

We’d love to schedule a call with you to discuss all the details, numbers, and concerns. Are you free on Tuesday?

Thanks,

[Your name], [Your position] at [Company name]

谷歌SEO外链建设跟进邮件

在电子邮件外展和链接构建方法的帮助下，您可以与行业中的其他人建立关系，然后可以带来采访、合作伙伴关系、客座博客和更多机会。

跟进邮件标题

• We want to feature [Site name] on our monthly newsletter
• Writing for [Site name]
• Question about [Site name]
• Found a broken link on [Site name]

跟进邮件英文模板

Hi [First Name],

We’d love to be featured in [Article/post name with a link to it]. Our [Product/service] might be useful for your audience.

We can discuss the conditions of this collaboration via email or phone – whichever works best for you.

Let me know what you think.

[Your name], [Your position] at [Company name]

总结

为了充分利用您的潜在外贸客户数据库，制定有效的外贸开发信跟进策略来培养他们的转化率至关重要。 如您所见，突出优势的简短而准确的英文跟进邮件可提供最佳结果。

应用这些跟进邮件编写指南，调整和使用 Snov.io 强大的邮件营销平台，您会对您的外贸客户转化感到满意。

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