在国际贸易中，国外的买家有产品需求时，会向供应商发送外贸询盘邮件，这是发送给制造商、分销商、或负责交付商品或服务的组织的英文询价邮件。这个询价邮件通常请求获得产品报价、细节等，又叫做RFQ(Request for Quotation)当开始一个产品项目并且您需要产品或服务时，国际买家通常将英文询价邮件发送给多个公司或供应商，能够在下订单之前比较供应商的价格。 这是进行大量采购的行业的标准做法。请求报价的方法有多种，可以通过电话、亲自面谈等。请求报价的最佳方式是通过询盘邮件。 通过邮件请求报价更好的原因是它让收件人有时间理解报价请求，也有时间发送更完整的报价。 编写询价邮件还可以让您有足够的时间详细说明您的报价请求，以涵盖项目的所有基础或报价请求背后的原因。
外贸询盘邮件包含什么要素
编写正确的英文询价邮件有很多直接相关的好处。 如果您的英文询价邮件请求写得正确，它会为收件人提供他们需要的所有信息，以便他们以正确和准确的数字进行回复，免得来回大量的邮件沟通效率低。
以下是英文询问报价邮件所需的内容：
确保你清楚地了解你的产品需求
这是关于编写请求报价的英文邮件的一个非常明显但经常被误解的事实。 在写一封询问报价邮件之前，您需要对当前项目及其需求进行透彻的研究。如果您正在为零件编写报价以完成正在进行的维修，则需要确保在询问报价之前知道所需零件的确切数量。 这也适用于其他项目。 在发送请求报价的电子邮件之前，需要进行彻底的分析以确保报价中要求的项目的确切数量。
创建产品需求的详细列表
在发送询价请求之前了解您的需求之后，是时候更具体地了解您的产品细节要求了。 在起草英文询盘邮件请求之前，请确保询盘请求中的所有内容都具体到最细微的细节。 这可确保报价请求包含所有必要的信息。
研究过去的采购惯例
回顾过去的采购惯例可以帮助您找出过去采购的商品，以便更好地了解并获得有关采购产品数量、品牌、产品质量、价格等方面的更明确的数字。
找出你不确定的地方
如果您无法获得过去的订单以与请求报价单相关联，您可以询问将亲自参与该项目的人员。 确保您的报价是最新的是为了确保与分销商之间没有任何来回。 如果分销商必须来回往返几次以获得更多订单或退回多余的订单，那么额外的交付成本很可能要自己承担。 此外，从提出请求的同事那里了解您的需求也可以让您更准确地了解他们的需求。 这方面的例子包括尺寸、颜色、纹理、型号等。
列出确切的采购产品要求
完成上述所有操作后，下一步是创建一份详细而具体的产品清单，列出所需的一切。 最好在写询盘邮件之前把它写出来。 这是因为它让您有时间完成每个订单和购买。 在写邮件请求报价时，您只需将列表复制并粘贴到邮件中即可。
查询运费。
在撰写询盘邮件时，您不仅要询问商品或服务的价格，还要询问整个包裹，包括采购这些所需材料的成本。 总包裹包括运费或送货费，交货前的时间。 后一部分通常是在交易达成之后，但从一开始就找出这些东西也无妨。
在第一封邮件中询问交付时间的背后原因是，您可以知道您是否愿意与特定的供应商合作。 如果你急需货品，供应商的送货时间不满意，那最好找别的供应商。
确保供应商知道您何时希望回复询盘
这进一步支持了上面列出的观点。 如上所述，您向不同供应商索取报价的主要原因是为了确保您获得最优惠的价格。 要比较价格，您需要审核所有报价单，以确保您在做出决定时充分了解情况。 这就是为什么重要的是要说明您希望何时回复您的报价请求。
此外，在向新供应商索取报价时，您必须与他们邮件交流，以了解他们是否提供您需要的服务或交易的特定类型的产品。
外贸询盘邮件英文范例
英文询价邮件1
Subject: Quotation Request
Dear Jason,
I am the project manager at Events and Décor Enterprise. We’re planning a full-scale remodelling of 5 of our event centres. We would like to request a price quote for the following list of items:
[List the items]
If you have offers for bulk purchases, we’d be open to a deal as we intend on buying large quantities. We will be buying these goods immediately if your prices match our budget. We expect a reply before the 14th of February.
Please reach out to us for further assistance if there’s any aspect you need more clarification on.
We look forward to hearing from you.
Sincerely,
Karen
英文询价邮件2
Subject: Quotation Request
Dear Simon,
We’re emailing from Manavous and would like to ask you to provide us with a quote for the following items:
[List the items]
We’re interested in maintaining a long-lasting relationship with your company if your quotes match our budget. With this in mind, we ask that you give us the best prices for these items.
Please feel free to call us for further clarification. We expect a reply within 2 weeks to start production as quickly as possible.
PS. Kindly include the estimated shipping cost in your email.
Looking forward to hearing from you.
Sincerely,
John Hailey
英文询价邮件3
Subject: Quotation Request
Dear Selma,
I am Jason and I am an agent from ABC Enterprises. I am writing to request a quote on the following materials:
(Insert list here)
Please confirm the availability of these products and send us the pricing for these materials and the cost of shipping. I expect a response by the 14th Of July.
Thank you for your time. I look forward to your reply. Feel free to call or email us for further clarification.
Sincerely,
Shelly Rover
英文询价邮件4
Subject: Quotation Request from Alliance Co.
Dear Antonio,
We at Alliance Co. would like to request a quotation for the following items.
20 cartons of 12X4 ceramic tiles,
15 Spades
16 Tile cutters
20 Bags of white cement
Please confirm that these materials are available, the estimated shipping cost of these materials and the price. We expect a reply before the 20th of august.
Please reach out to us for further clarification if need be.
Thank you for your time and consideration.
Regards,
Celine
英文询价邮件5
Subject: Quotation Request
Dear Dan,
I’m writing this email as the procurement manager for XYZ. We’re interested in buying several
[List the items]
And we’d like a quotation on the prices of these products, along with an estimated shipping cost to Aberdeen. We hope to hear from you before the 30th of June.
For further clarification or inquiry, Please call or email us.
Sincerely,
Jake Patrick
总结
外贸询盘邮件中最重要的部分是报价本身的产品列表细节，务必要清晰、明确。 为了减少和供应商之间的来来回回的英文询价邮件沟通，务必在最初的时候就非常明确产品的需求。
相关阅读：
撰写客户开发信的10个思维模板详解（附赠外贸开发信十大成功技巧PDF）
如何写一个杀手级的外贸开发信标题（附59个高转化B2B外贸开发邮件标题示例）