深入解析邮件退信：理解退信的本质与有效预防策略

在日常的电子邮件沟通中，我们或许都曾经历过这样的尴尬时刻：满怀期待地按下“发送”按钮，却在转瞬间收到一条令人沮丧的通知——邮件因某些未知因素未能成功送达。这种现象，我们通常称之为“退信”。

幸运的是，经过一番探究，我们终于揭开了导致邮件频繁遭遇退信的谜团，这无疑对我们的邮件送达率产生了显著的正面影响。在此，我们希望通过分享相关的经验和解决方案，能帮助你深入理解退信背后的种种原因，以及如何有效地应对这一挑战，确保你的邮件能够顺利抵达每一个收件箱，从而提升你的邮件送达率。

什么是退信？

即便您对“退信”这个术语感到陌生，也无需担忧，我们首先来澄清这个概念的核心含义。

退信，是指邮件服务提供商向您发送的一则通知，告知您的邮件由于某些特定问题而未能成功投递至目标收件人。通常情况下，退信会以“未送达报告”（Non-Delivery Report，简称NDR）的形式出现在您的收件箱中，并详细说明邮件未能送达的具体情况及其背后的技术性原因。

不妨问问那些长期从事邮件营销的专业人士（尤其是那些负责大量邮件发送的营销人员或销售人员），询问他们对退信的看法。他们可能会形象地描述退信如同夏季飓风来临前的一阵狂风——预示着一场潜在的灾难。

事实确实如此。频繁的退信不仅会使您的邮件账户更容易被垃圾邮件过滤器所标记，而且从长远来看，还可能对您的发件人信誉造成损害，削弱邮件的送达效率。对于那些依赖邮件营销来接触潜在客户的企业而言，退信无疑是一项严峻的挑战。

下面让我们一起探讨下退信的原因以及如何解决这些问题。

退信的类型有哪些？

邮件营销专家通常将退信分为两种：软退信与硬退信。

软退信通常源于一些易于解决的临时性问题。大多数邮件服务在检测到软退信时，会自动尝试重新发送邮件。

导致软退信的常见原因包括：

• 收件人邮箱容量满载，无法接收新邮件。
• 收件人设置了自动回复，表明其暂时无法查看邮件。
• 收件人的邮箱服务器暂时宕机或处于离线状态。
• 邮件体积过大，超出了邮件服务商的接受限制。
• 邮件服务商启用了灰名单机制，暂时延迟未知发件人的邮件传送。

硬退信与软退信相对，硬退信意味着邮件永久无法送达某个地址，这是一个需要立即解决的严重问题，否则将严重影响邮件的送达率。

硬退信的典型原因如下：

• 收件人邮箱地址无效
• 收件人邮箱地址或域名不存在
• 收件人邮箱地址被其邮件服务商封锁

除此之外，还有另外一种退信原因 – 被列入黑名单。

如果你的邮箱地址或域名被邮件服务提供商或垃圾邮件过滤器列入黑名单，那你的邮件就可能被视为可疑或不受欢迎的。因此，收件人的邮件服务器会拒绝接收或退回你的邮件。

既然我们前面已经大概地讨论了退信的类型和来源，接下来我们就展开讨论你可能收到退信的具体原因。

为什么你的邮件会被退回？

原因#1. 收件人邮箱已满

每个邮件提供商提供的存储容量都是有限的。如果你正在发送邮件的收件人信箱超出了存储限制，他们就无法接收新邮件。因此，当你尝试向他们发送邮件时，就会收到退信消息：

解决方案：请记住，这是一次软退信，表明这是一个暂时的问题。你可以通过其他方式联系收件人，或者只是等他们腾出收件箱中的一些空间。

原因#2. 收件人的邮箱帐户处于外出/自动回复状态 

当拥有专业邮件帐户的人请假或休假时，他们通常会设置自动回复消息，以通知发件人他们暂时缺席。在这种情况下，你可能会收到“假期/自动回复”的退信。

来源：Streak

解决方案：严格来说，这种情况下你的邮件并不是真正“退回”，因为它已经成功发送给收件人了。他们一回来就会看到你的消息。但如果你在较长一段时间内始终收到相同的自动回复，明智的做法就是从列表中删除该联系人以保持邮箱列表整洁。

像这种收到自动回复的邮件(如外出或休假通知)一般不算真的退信。

原因#3. 收件人邮箱服务器宕机或离线状态

有时，你的邮件收件人可能会遇到服务器问题：服务器可能崩溃、过载或正在维护。这种情况通常会导致软退信，从而导致你收到退回邮件 – 如下所示：

解决方案：在这种情况下，最好的方法就是稍后尝试重新发送。如果你需要紧急联系收件人，请考虑换其他方式进行联系。

原因#4. 你的邮件体积过大

很多邮件提供商会对邮件大小设置限制。如果你的邮件太大，可能会导致软退信。此外，一些邮件服务提供商不允许在邮件中包含图像，因此，如果你的邮件不是纯文本的，可能会遭到退信。

来源：Intermedia

解决方案：优化你的邮件内容，确保邮件大小保持在最佳限制范围内。对你的营销进行 A/B 测试，以确定收件人对长版本和短版本之间以及HTML和纯文本格式之间的偏好。

原因#5. 你的邮件被灰名单拦住了

灰名单是一种独特的垃圾邮件过滤方法，会暂时延迟来自未知发件人的邮件传送，通常持续时间长达 900 秒。在此期间，合法的 SMTP 服务器将多次尝试重新发送延迟的邮件，直到邮件被接受。

当你遇到灰名单时，任何没有成功送达的邮件都可能收到包含以下代码的退信：

解决方案：最好的方式往往就是等待自动重试。如果邮件真的很重要，并且必须马上联系到收件人，那请考虑通过其他渠道联系。如果灰名单拦截情况频繁发生，你可以要求收件人将你的邮箱地址或域名列入白名单。这将使你的邮件免受灰名单的影响，能够及时送达。

原因#6. 收件人的邮箱地址无效

硬退信的常见原因之一是邮箱地址无效。这种情况可能发生在：你要联系的人已经不用这个邮箱了（比如离职了）；他们给了你一个错误的邮箱地址（例如，在你的登陆页面上填写订阅表格时）；或者仅仅是因为邮箱地址中可能存在拼写错误。

在任何这些情况下，你都会收到一封退信通知，包含以下内容：

与之前的问题不同，这个情况会对你的发件人声誉造成真正的损害。

解决方案：如果你确定你要联系的邮件是存在的，就检查一下它有没有拼写错误、多出来的空格或特殊字符。要是很多个收件人的情况，就先批量验证地址，然后选择那些无效的邮箱进行进一步的拼写检查（如果你确定它们真实存在）。如果不是，就立即将它们从你的列表中删除！

原因#7. 收件人的域名不存在

与上一个提到的问题类似，如果邮件传输代理（MTA）在域名系统 (DNS) 中找不到目标邮箱域名，就无法传送你的邮件。 

当收件人的 DNS 记录配置错误或者没设置好时，就会出现这个问题，导致邮箱服务器无法找到该域名。也可能域名本身废弃不用了。 

解决方案：向其他服务提供商的收件人发送测试邮件，看看问题是否仍然存在。如果问题还在，就请尝试通过其他方式联系收件人（如果可能的话），提醒他们检查域名设置，并商量之后如何进一步沟通。 

原因#8. 你的邮箱地址被邮件服务器阻止

你的邮件被退信也可能是因为你的邮箱地址被接收端的服务器封锁了。这就相当于亮了一盏“红灯”，阻止你的邮件到达预期的收件箱，同时你会收到一条退信通知：

解决方案：这种情况一般会发生在给大公司、政府机构、学校之类的单位发送邮件的时候。这些组织往往有严格的邮件政策，可能会阻止不属于其内部网络的所有邮件。

解决的方法是找其他途径联系这些你想找的人，并商定好以后如何沟通。

原因＃9. 你的 IP 地址已被阻止

如果服务器检测到有可疑活动来自你的IP地址，你的 IP 就可能会被封锁，导致你的邮件无法送达并被退信。 

这种情况经常发生在使用共享 IP 地址的时候（尤其是使用免费的邮箱提供商，像Gmail、Yahoo、Zoho 和 Outlook 来开展邮件自动化营销）。这种共享 IP 的情况下，只要有一个用户发了垃圾邮件，则其他使用相同 IP 地址的用户（包括你）都将受到影响，无论你是多么靠谱的发件人。

解决方案：使用专用邮箱地址，不要依赖免费的邮箱提供商的账号来做邮件营销。

原因#10. 你的发件人声誉得分较低

如果你在已经收到大量退信的情况下继续不停发邮件，你的发件人声誉就会直线下降。最终的结果就是，你会更容易被垃圾邮件过滤器盯上，并获得更多的退信。

解决方案：监控你当前的退信率和发件人声誉评分，分析你被退信的原因，优化你的表现。

常见退信报错的解释、原因和解决方案

为了让您更加清晰地理解退信通知，我特地从domain.com网站上找到了一份最常见的退信情况的表格。您可以随时查阅此表，以便了解退信通知的具体含义及其相应的解决方法。以下是根据SMTP错误代码分类的退信信息列表：

退信通知	原因/含义	解决方案
SMTP 421（服务器暂时不可用）	邮件队列超负荷。	稍后重新发送。
SMTP 421（临时拒收。IP 反向 DNS 查询失败）	无法识别 PTR 记录。	重新发送邮件前，请先核实发送 IP 的反向 DNS 配置正确。
SMTP 452（“发件地址”被拒收。该连接发出的邮件过多 ERR034）	邮件发送量超出限制。	从其他帐户发送邮件或分批发送。
SMTP 452（“收件地址”错误，稍后重试 – GL/GL）	由于灰名单限制导致的临时发送失败。	一段时间后重试。
SMTP 550（“发件地址”每个会话的最大邮件数量超限制）	邮件发送量超出限制。	稍后重新发送。
SMTP 550（“发件地址”错误）	邮箱地址格式错误（缺少@符号或域名）。	仔细检查邮箱格式。
SMTP 550（“收件地址”拒收 GL/BL）	发件人已被收件人列入黑名单。	通过其他方式联系收件人。你的邮箱地址可能被意外列入黑名单。
SMTP 550（“收件地址”不存在）	收件人邮箱不存在。	删除或更正无效的邮箱地址。
Reject SMTP 550（“收件地址”被拒绝 – ERR016）	收件人因垃圾邮件、黑名单或邮件限制被封锁。	请求发件人检查服务器日志以了解准确的拒绝原因。在收件人端将发件邮箱列入白名单并尝试重新发送。
SMTP 550（“发件地址”被拒绝 – ERR082）	发件人因垃圾邮件、黑名单或邮件限制而被阻止。	与ERR016类似。检查服务器日志并尝试将邮箱地址列入白名单。
SMTP 550（“发件地址”被拒绝 – ERR081）	域名被列入黑名单。	尝试在收件人端将发件域名列入白名单。
SMTP 550（“发件地址”疑似域名无效，请检查你的 DNS 记录 – ERR006-009）	“发件地址”的 DNS 记录存在问题。	确认并更正 DNS 记录。确保所有记录均已更新。尝试将邮箱地址列入白名单再重新发送你的邮件。
SMTP 550（“收件地址”无效 – ERR010-014）	“收件地址”本身或其 DNS 记录存在问题。	验证邮箱地址或让收件人确认。
Error 550：你已达到每个会话的最大邮件数。	已达到会话的最大数量限制。	稍后重发邮件。
SMTP 552（远程 MTA $ip：此邮件中包含的 URL 已被 Spamhaus DBL 列入黑名单。参阅 http://www.spamhaus.org/dbl）	邮件中的 URL 被列入黑名单。	删除有问题的 URL 并重新发送邮件。
SMTP 552（受病毒感染的邮件被拒绝）	该邮件被标记为带有病毒。	包含退订选项并验证收件人列表。如果是被误判，请报告问题。
SMTP 552（受病毒感染的邮件被拒绝）	发件人附加了服务器不允许的文件格式（.bat .btm .cmd .com .cpl .dll .exe .lnk .msi .pif .prf .reg .scr .vbs）。	包含退订选项并验证收件人列表。如果是被误判，请报告问题。
SMTP 554（连接被拒绝 – “IP”地址被拒绝）	根据CSI，疑似垃圾邮件被拒绝。	在 Cloudmark Sender Intelligence 上检查发送 IP 的声誉。
SMTP 554（连接被拒绝。“IP”的反向 DNS 不存在）	缺少 PTR 记录，被视为垃圾邮件。	确认 PTR 记录并检查是否存在潜在的 IP 黑名单。
拒绝连接 SMTP 554（因政策原因被拒绝）	发件人涉嫌垃圾邮件或存在真实性问题。	检查 IP 是否被列入Spamhaus Policy Block List，并相应进行处理。

如何计算你的退信率？

为了判断什么样的退信率算正常，以及什么时候退信已经多到必须赶紧处理了，我们需要考虑怎么计算退信率以及退信率的参考标准值。

计算退信率的步骤其实非常简单：

1. 统计退信数量：指特定一段时间内，未成功发到收件人邮箱的邮件总数。
2. 统计邮件总发送数量：指你在同一时间内发送的所有邮件数量。
3. 相除再相乘：将退信数除以总发送量。再将结果乘以 100 就是退信率的百分比了。

好消息是，大多数邮件营销平台都会自动为你计算退信率，所以你通常不需要亲自进行这一计算。🙂

不过还是一起看下具体的计算过程吧：

举个例子，假设你已经发出了 10,000 封邮件。其中有 240 份未能到达收件人手中。 240 / 10000 = 0.024。 “0.024”可以理解为你每发送的一千封邮件里就有 24 封被退回。  现在，将该数字乘以 100 作为百分比。 0.024 * 100% = 2.4% 因此，你的退信率就是 2.4%。

但是怎么才能知道2.4%是正常还是偏高了呢？

这就需要来对比一下参考标准了。

多少的退信率是在合理范围内？

邮件退信率的合理范围标准因行业而异。根据 Mailerlite 最新报告，2023 年各行业的平均退信率如下：

行业	平均值
出版公司	0.19%
电信	0.2%
媒体	0.2%
计算机与电子产品	0.23%
零售	0.24%
在线课程与辅导	0.27%
市场营销与广告	0.29%
电子商务	0.30%
房地产	0.31%
健康与健身	0.31%
商业与金融	0.34%
旅行与交​​通运输	0.35%
公共关系	0.38%
招聘与人事	0.42%
信息技术	0.43%
金融	0.55%
软件与网络应用	0.57%
制造业	0.60%
保险	0.65%
医疗、牙科和保健	0.67%

来源：Mailerlite

一般来说，可以接受的邮件退信率基准线是2%。因此，如果你的邮件退信率超过这个值，就需要想办法改善这个指标了。 

在上一部分内容中，我分享了如何根据不同的原因来解决相应的退信问题。在最后一部分内容里，我再分享一些通用技巧，帮你始终把退信率保持在正常范围内。

如何降低邮件退信率？

以下是一些实用的操作建议，能帮助你保持最低退信率：

保持你的邮件列表整洁

始终保持你的邮件列表整洁：删除无效、过时和不活跃的邮箱地址，因为这些都可能会导致邮件被退信。在发送邮件之前，使用邮件验证工具检查邮箱地址的有效性。有助于防止发送到肯定会被退信的地址。

避免使用购买的邮箱地址列表

与上一个建议相关，我强烈建议你不要购买邮箱地址列表。这些列表可能包含无效或不活跃的联系人地址，这将极大地增加你的退信率。

使用二次确认的订阅流程

通过双重验证机制（填写订阅表格和点击确认邮件链接）来鼓励订阅者确认他们的邮箱地址。这不仅能够确保你收集到的邮箱地址是有效且用户所有的，还能提升邮件列表的质量。

完成邮箱账户的认证

邮件服务提供商会通过账户认证来评估发件人声誉。未通过认证检查的邮件可能会被退回。为了成功认证你的邮箱，请确保在你的域名设置中设置 SPF（发件人策略框架）、DKIM（域名密钥识别邮件）和 DMARC（基于域名的邮箱认证、报告和合规性）记录。

→阅读我们的文章，了解有关 SPF、DKIM 和 DMARC 记录以及如何设置它们的更多信息。

细分你的邮箱列表

根据用户行为、人口统计数据和参与度对你的邮箱列表进行细分，并优先向参与度最高的客户发送邮件。这样做可以让邮件服务提供商的垃圾邮件过滤器认识到你的邮件对收件人具有吸引力，从而降低邮件被退信的风险。

定期发送邮件，但不要发送垃圾邮件

规律性地向你的列表发送邮件，但要避免频率过高。起初，每天发送的邮件数量控制在100封以内，并鼓励联系人进行互动，如打开、阅读、点击和回复邮件。

设置多个发件人帐户轮换（Snov.io 免费提供），并对这些账户进行预热，从每天发送50至100封邮件开始。当观察到互动参与率提升时，可以逐步增加发送量。

此外，可以启用邮件延迟发送功能，将发送间隔设置在120至180秒之间。这有助于减少垃圾邮件投诉、提升用户参与度，并有效降低退信率。

避免邮件内容触发垃圾邮件过滤器

邮件内容的质量直接关系到是否会被退信。避免在邮件中使用可能触发垃圾邮件过滤器的元素，可以减少退信风险。注意以下几点：

• 避免在邮件内容中出现垃圾邮件触发词（例如“免费”、“折扣”、“促销”等词）。它们经常被各个邮件服务提供商视为垃圾邮件或带有推销性质。如果频繁使用这些词，会面临退信风险。
• 避免使用大写字母、文字加粗和感叹号。这些格式在邮件中的过度使用往往被视为促销或垃圾邮件的标志。
• 减少邮件中的链接数量。过多的链接可能引起网络钓鱼的怀疑，导致邮件被退回。
• 保持文本与图像的合理比例，建议为60:40。虽然HTML邮件比纯文本邮件更具吸引力，但过多的HTML内容可能导致邮件被视为推销邮件，因此需要保持适当的比例。

监控你的退信率 

定期检查退回的邮件类型，不要简单地删除它们。这些退回的邮件能够帮你识别退信的原因，并采取相应的措施。记住，对于软退信，可以在适当的时候重新发送；而对于硬退信，则应立即从邮件列表中移除相关邮箱地址。

关注发件人声誉 

发件人声誉的高低往往是退信的主要原因之一。低声誉可能由低参与度、高投诉率（收件人将邮件标记为垃圾邮件）或缺乏适当的域名配置等因素造成。通过提升发件人声誉，可以有效降低退信率。

→ 了解如何提高发件人声誉并避免退信

在发送营销之前测试送达率和垃圾邮件率

使用Glock Apps等工具做一个邮件送达率测试，再用Postmaster Tools之类的服务检查垃圾邮件率 ，以识别邮件送达和垃圾邮件的所有潜在问题。如果测试显示送达率较低且存在黑名单问题，应暂停邮件营销活动，并对发送邮件的账户进行预热。

使用多个帐户批量发送邮件

如果你的营销活动面向成千上万的潜在客户，记住每个账户每天的发送限制为100封邮件。不要超过这个限制。你可以创建多个发件人账户（例如10个）来分发你的营销邮件。

总结

退信现象是邮件营销中不可避免的挑战，它意味着你的邮件暂时无法成功送达到目标收件人。软退信通常是由一些临时性问题引起的，这些问题可以通过适当的方法解决；然而，硬退信则代表了一种更为严重的情况，需要我们更加谨慎和积极地应对。在这篇博客文章中，我们分享了一系列关于如何谨慎处理退信的策略、关注退信的重要性，以及最关键的——如何有效解决这一棘手问题。

我坚信，通过采纳这些建议和最佳实践，你将能够有效降低邮件的退信率。请记住，无论你在邮件营销的旅程中遇到何种困难，Snov.io 始终是你坚强的后盾。我们提供全面的营销工具，旨在帮助你提升邮件营销的效果和送达率，同时确保退信率降至最低。让我们携手努力，共同打造一个无退信的邮件营销环境。